In mijn vorige blog ging ik in op de voordelen van schriftelijke afspraken bij aanneming van werk. De oplettende lezer heeft in die blog gelezen dat het werk nog te vaak op basis van een offerte wordt aangenomen. Een ander punt waar bepaalde (bouw)bedrijven niet bij stilstaan, is het gebruiken van algemene voorwaarden. Het komt regelmatig voor dat bepaalde (bouw)bedrijven geen algemene voorwaarden gebruiken of deze niet tegelijk met de offerte meesturen aan de klant, terwijl ze hiermee discussies over bepaalde rechten en plichten die al dan niet tussen partijen (moeten) gelden kunnen voorkomen.
Maar wat zijn algemene voorwaarden eigenlijk?
Algemene voorwaarden zijn standaardbepalingen die zijn opgesteld om in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, in de volksmond ook wel ‘de kleine lettertjes’ genoemd. Deze bepalingen mogen geen betrekking hebben op de kern van de prestatie. Ze regelen dus niet de kern van een overeenkomst, zoals de prijs, het te leveren werk of product, etc. Alle overige bepalingen kunt u in de algemene voorwaarden opnemen. Hier kunt u dan ook uw voordeel mee doen.
Welk voordeel?
Een van de voordelen van het gebruiken van algemene voorwaarden is dat u daarmee tijd bespaart. U hoeft namelijk niet bij elke overeenkomst opnieuw bepaalde voorwaarden overeen te komen. Daarnaast kunt u in de algemene voorwaarden de risico’s die u loopt verkleinen. Zo kunt u de aansprakelijkheid voor bepaalde zaken geheel uitsluiten of beperken. Eveneens kunt u van de wettelijke verzuimregeling afwijken en het vertrouwen van uw klant in u vergroten. In de algemene voorwaarden worden doorgaans veel rechten en plichten van beide partijen opgenomen, zodat u en uw klant beiden weten wat jullie van elkaar mogen verwachten. Het hanteren van algemene voorwaarden heeft zodoende veel voordelen, mits u deze wel op de overeenkomst van toepassing verklaart en op de juiste wijze aan uw klant verstrekt.
Hoe gebruikt u algemene voorwaarden op de juiste wijze?
In de eerste plaats is voor het goed gebruiken van uw algemene voorwaarden van belang dat u deze op de overeenkomst van toepassing verklaart. Hiervoor is voldoende dat u onderaan de overeenkomst opneemt dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Bij het verstrekken van de offerte kunt u dit onderaan de offerte of de e-mail waarmee u de offerte stuurt opnemen. Vervolgens moet u uw klant de mogelijkheid geven om kennis te nemen van uw algemene voorwaarden. Dit doet u door de algemene voorwaarden bij het sluiten van de overeenkomst aan de klant ter hand te stellen. Met andere woorden: bij het sluiten van de overeenkomst overhandigt u uw klant een papieren set van uw algemene voorwaarden. Ingeval u de overeenkomst langs de elektronische weg sluit, dient u uw algemene voorwaarden ook langs die weg aan uw klant te verstrekken, en wel zodanig dat uw klant deze kan opslaan en voor haar toegankelijk zijn ten behoeve van latere kennisneming. Als u dit niet doet, kan uw klant de vernietiging van uw algemene voorwaarden inroepen. U doet er goed aan hier rekening mee te houden.
Waar moet u verder nog meer rekening mee houden?
U dient er verder nog rekening mee te houden dat de bepalingen in uw algemene voorwaarden redelijk zijn. Consumenten worden namelijk beschermd tegen bepalingen die onredelijk bezwarend zijn of vermoed worden onredelijk bezwarend te zijn. In de wet zijn lijsten opgenomen van bepalingen die als zodanig worden bestempeld, de zogenaamde ‘zwarte’ en ‘grijze lijst’. Als een bepaling uit uw algemene voorwaarden in een van die lijsten voorkomt, kan de consument de vernietiging daarvan inroepen. Dit heeft voor u mogelijk tot gevolg dat die bepaling buiten toepassing wordt gelaten en u er geen beroep op kunt doen. Bij professionele partijen is dit evenwel anders geregeld. Professionele partijen kunnen geen beroep doen op de zwarte of de grijze lijst. Dit heeft te maken met de grote mate van vrijheid die professionele partijen genieten bij het inrichten van hun algemene voorwaarden. Het betekent echter niet dat het u dan vrijstaat om van alles in uw algemene voorwaarden op te nemen. Ook tussen professionele partijen geldt dat de bepalingen naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid niet onaanvaardbaar mogen zijn. Het is daarom aan te raden uw algemene voorwaarden zorgvuldig op te laten stellen. Indien u reeds algemene voorwaarden gebruikt, is het raadzaam deze van tijd tot tijd tegen het licht te houden en, waar nodig, te updaten.
Conclusie
De voordelen van het gebruiken van algemene voorwaarden zijn onder meer dat u daarmee kostbare tijd bespaart alsook eventuele risico’s die u loopt verkleint. Let wel, u geniet alleen deze voordelen als u de algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing heeft verklaard en u uw klant de mogelijk heeft gegeven om daar kennis van te nemen. Verder dient u er bedacht op te zijn dat de bepalingen in uw algemene voorwaarden redelijk zijn. Redenen genoeg om uw algemene voorwaarden door een specialist op te laten stellen dan wel te laten updaten.
